1. Contextualização (...)
O nosso modelo de gestão de projetos foi desenvolvido para garantir organização, eficiência e qualidade na execução dos projetos da IF Soluções. Ele define papéis e responsabilidades, estrutura o fluxo de trabalho, estabelece métodos de alocação de tarefas e priorização de demandas, além de padronizar o uso de ferramentas de comunicação e gestão.
Os projetos da IF Soluções são gerenciados por duas equipes principais, cada uma com funções específicas:
2.1 Equipe de Criação
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Designer Editorial: Responsável pela criação e edição de materiais gráficos editoriais, como e-books, relatórios e apresentações.
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Designer Generalista: Atua na concepção de materiais gráficos digitais e impressos, branding e identidade visual.
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Creator Mobile: Produção de vídeos curtos, animações e conteúdos audiovisuais otimizados para redes sociais.
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Fotógrafo (*): Realiza sessões fotográficas institucionais, eventos e captura de imagens para campanhas.
2.2 Equipe de Growth
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Social Media: Planejamento e execução de conteúdos para redes sociais, engajamento e análise de métricas.
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Auxiliar de Projetos: Suporte na organização, documentação e acompanhamento do status dos projetos.
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Assessor de Growth: Responsável pelo planejamento estratégico de crescimento, ações de retenção e escalabilidade.
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Gestor de Tráfego (*): Gerenciamento de campanhas pagas, otimização de anúncios e análise de performance.
2. Responsabilidades
3. Fluxo de Trabalho
A interação entre as equipes segue um processo estruturado para garantir alinhamento e eficiência:
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Briefing do Projeto: O cliente apresenta a demanda e as expectativas.
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Planejamento e Definição de Escopo: A equipe define objetivos, entregáveis e prazos.
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Distribuição de Tarefas: As demandas são alocadas conforme as responsabilidades das equipes.
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Produção e Desenvolvimento: A equipe de criação executa as tarefas visuais, enquanto a equipe de growth implementa estratégias de engajamento e conversão.
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Revisão e Ajustes: As entregas são validadas internamente e refinadas conforme necessidade.
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Aprovação do Cliente: O cliente revisa e aprova os materiais e estratégias.
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Publicação e Implementação: Os conteúdos são publicados e as campanhas entram em execução.
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Monitoramento e Relatórios: Métricas são analisadas para otimização contínua.
4. Método de Alocação de Tarefas
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Trello: Todas as tarefas são registradas em quadros no Trello, seguindo uma Estrutura Analítica do Projeto (EAP).
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Kanban: As tarefas são divididas em colunas (A Fazer, Em Progresso, Revisão, Concluído).
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Critério de Alocação: Tarefas são distribuídas conforme especialização da equipe e prioridade da demanda no quadro “Painel de Controle” no Trello.
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Responsáveis: Cada tarefa é atribuída a um membro da equipe, com prazo e checklist de entrega.
5. Gestão de Demandas e Priorização
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Urgência do Cliente: Prazos críticos estabelecidos pelo cliente têm prioridade.
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Impacto Estratégico: Demandas que impactam diretamente nos resultados do projeto são priorizadas.
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Complexidade e Tempo de Produção: Projetos mais complexos podem ser divididos em entregas menores para otimizar a execução.
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Dependências Entre Tarefas: Se uma entrega depende de outra, ela será priorizada conforme a necessidade do fluxo de trabalho.
6. Ferramentas Utilizadas
Para garantir a comunicação eficiente e a organização dos projetos, utilizamos as seguintes ferramentas:
6.1 Gestão de Arquivos
Google Drive: Alocação de arquivos e armazenamento de materiais compartilhados.
6.2 Gestão de Projetos
Trello: EAP do projeto, onde ficam orientadas as informações, processos, demandas e atividades renováveis do projeto
6.3 Comunicação Interna
Telegram: Grupo de comunicação da equipe para cada projeto.
WhatsApp: Grupo de atendimento e comunicação direta do projeto.
Discord: Plataforma para reuniões internas da equipe.
Google Meet: Plataforma para reuniões online do cliente.
6.4 Painel de Gestão de Projetos
Painel de Projetos IF Soluções:
. Acesso rápido da equipe às informações, plataformas e status dos projetos.
. Para clientes, é utilizado para acesso às plataformas da empresa, aprovação de conteúdo e consulta de relatórios.
7. Monitoramento e Avaliação de Resultados
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OKRs (Objectives and Key Results): Definição de metas para cada projeto.
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Relatórios de Performance: Análises semanais e mensais de desempenho.
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Revisões Estratégicas: Ajustes periódicos baseados nos resultados e feedbacks dos clientes.
8. Encerramento do Projeto
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Validação Final: Revisão completa do projeto antes da entrega.
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Entrega Oficial ao Cliente: Todos os materiais e estratégias implementadas são finalizados e apresentados.
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Registro de Lições Aprendidas: Documentação do que funcionou bem e pontos de melhoria para projetos futuros.
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Suporte Pós-Entrega: Monitoramento inicial e suporte ao cliente nos primeiros dias de implementação.